Googleフォーム完全ガイド｜アンケートの作り方・回答確認・自動返信・共有・公開まで解説

Googleフォームを共同編集する方法

複数の担当者で質問を作成したり、回答を確認したりする場合は、フォームを共同編集者へ共有します。

• 共同編集するGoogleフォームを開く
• 画面右上の「共有」を選ぶ
• 共同編集者のメールアドレスまたはGoogleグループを入力する
• 権限を「編集者」に設定する
• 必要に応じて通知メッセージを入力する
• 「送信」を選ぶ

編集者ができること

• 質問や選択肢の追加・変更・削除
• フォームの設定変更
• 回答内容の確認
• 回答の削除
• テーマや説明文の変更
• フォームの公開設定に関する操作
• 連携した回答データへのアクセス

編集者はフォームの内容や回答データへ広くアクセスできるため、回答の確認だけが目的であっても、安易に不特定多数へ編集権限を付けないでください。

回答者への共有と編集者への共有の違い

アンケートへ回答してほしい相手には、必ず回答者用リンクを送ります。編集画面の共有権限を渡すと、質問や回答を変更される可能性があります。

フォームと回答スプレッドシートの権限は別に管理する

新しい回答スプレッドシートを作成した時点では、フォームの共同編集者にスプレッドシートへのアクセス権が付与されます。

その後、フォームの共有権限を変更しても、スプレッドシートの権限へ自動的に同じ変更が反映されるとは限りません。

共同編集者を外す場合は、次の両方を確認してください。

• Googleフォームの共有設定
• 回答を保存しているGoogleスプレッドシートの共有設定

ファイルアップロードを使用している場合は、Googleドライブ内のアップロード先フォルダの共有設定も確認します。

フォームの公開範囲を設定する

現在のGoogleフォームでは、公開時に回答できる相手を指定できます。利用できる範囲は、個人アカウントかGoogle Workspaceの組織アカウントかによって異なる場合があります。

• リンクを知っている相手に公開する
• 特定の個人へ回答者権限を付ける
• 特定のGoogleグループへ公開する
• 組織や管理者が設定した対象者へ公開する

職場や学校のGoogle Workspaceアカウントでは、管理者が組織外への公開を制限している場合があります。外部の相手がフォームを開けないときは、公開範囲と組織の管理方針を確認してください。

回答受付を終了する

回答受付を終了するときは、公開済みフォームの設定から「回答を受け付ける」をオフにします。現在のGoogleフォームでは、終了日時や回答数の上限を設定できる場合もあります。

回答受付を終了した画面には、独自のメッセージを表示できます。「受付を終了しました」「問い合わせ先はこちらです」など、次の行動が分かる文章を設定しましょう。

回答結果を他の人と共有する方法

担当者と回答を共有する

回答を確認する担当者には、フォームの編集権限または回答スプレッドシートの適切な権限を付与します。

集計済みの結果だけを見せたい場合は、元の回答データとは別に集計用スプレッドシートや報告資料を作り、必要な情報だけを共有する方法が安全です。

回答者に集計結果を公開する

「結果の概要を表示」に相当する設定を有効にすると、回答後の利用者が集計結果へのリンクを確認できるようになります。

結果の概要には、各質問のグラフだけでなく、自由記述の回答全文などが表示される場合があります。この設定を有効にすると、フォームへ回答できる相手が結果を閲覧できるため、個人名、連絡先、住所、意見などを集めるフォームでは慎重に判断してください。

公開用の結果を作る場合は、個人を識別できる情報を除いた集計資料を別に作成する方法が適しています。

回答者が送信後の回答を編集する方法

フォーム作成者が「回答の編集を許可する」を有効にすると、回答者は送信後に表示される編集用リンクから内容を修正できます。

• フォームの「設定」を開く
• 「回答」の設定を開く
• 「回答の編集を許可する」をオンにする
• テスト回答を送信する
• 編集リンクが表示されるか確認する

回答者が編集用リンクを紛失すると、同じ回答を編集できない場合があります。メールアドレスを収集して回答のコピーを送る設定や、問い合わせ先を案内する方法を検討してください。

Googleフォームの回答履歴を確認する方法

フォーム作成者が回答履歴を確認する

フォーム作成者や共同編集者は、「回答」の「個別」画面で送信単位の回答を確認できます。Googleスプレッドシートへ連携している場合は、送信日時と回答内容を行単位で確認できます。

回答者が自分の回答を確認する

回答者が送信内容を確認できるかどうかは、フォーム作成者の設定によって異なります。

• 回答内容のコピーがメールで送られる
• 送信後に編集用リンクが表示される
• 結果概要へのリンクが表示される

Googleフォームには、すべてのフォームへの過去の回答を必ず一覧表示できる共通の回答履歴画面が用意されているわけではありません。重要な回答は、送信完了画面や受信メールを保存しておきましょう。

送信前の回答は30日間下書き保存される場合がある

Googleアカウントにログインしてフォームへ入力している場合、送信前の回答内容が下書きとして30日間自動保存されます。

フォーム作成者が下書き保存を無効にしている場合や、ログインせず回答している場合などは保存されません。下書き保存は送信完了を意味しないため、最後に必ず送信ボタンを押してください。

フォームや質問を編集すると既存回答はどうなる？

公開後も質問文や選択肢を編集できますが、すでに回答が集まっている状態で大きく変更すると、変更前と変更後の回答を同じ条件で比較できなくなることがあります。

• 質問の意味を変更しない
• 選択肢を削除する前に回答状況を確認する
• 別の内容を尋ねる場合は新しい質問を追加する
• 大規模な変更前にフォームのコピーを作成する
• 変更日時を記録しておく

正式な調査や社内集計では、公開後に質問内容を変えず、修正版を別フォームとして作成する方法も検討してください。

回答を削除するときの重要な注意点

Googleフォームでは、個別回答またはすべての回答を削除できます。ただし、フォーム上で削除した回答は元に戻せません。

削除前に必要な場合は、回答をスプレッドシートへ保存するか、CSV形式で書き出してください。ただし、保存したデータにも個人情報が含まれる可能性があるため、安全に管理する必要があります。

フォームを削除した場合

フォーム自体を削除すると、Googleドライブのゴミ箱へ移動します。ゴミ箱に残っている間は復元できる場合があります。

フォーム、回答スプレッドシート、アップロードファイルの保存フォルダは別々に管理されます。不要になった受付を完全に整理する場合は、それぞれのファイルと共有権限を確認してください。

個人情報を集めるフォームの安全対策

氏名、メールアドレス、電話番号、住所、所属先、顔写真などを集める場合は、利用目的、問い合わせ先、保管期間、第三者提供の有無などを分かりやすく示すことが重要です。

ホームページ上の入力画面などで本人から個人情報を直接取得する場合、個人情報保護法上、原則として利用目的の明示が必要です。実際の運用については、自社の個人情報保護方針や担当部署の確認も行ってください。

• 目的に不要な個人情報を質問しない
• 利用目的をフォーム内に明記する
• 閲覧できる担当者を限定する
• 共同編集者と回答シートの権限を定期的に確認する
• 結果の概要を不用意に公開しない
• 不要になった回答やファイルを適切に削除する
• 共有パソコンへ回答データを保存したままにしない
• アドオンやApps Scriptの権限要求を確認する

Googleフォームが開けない・回答できない場合

「アクセス権が必要です」と表示される

フォームが特定のアカウント、組織、グループだけに公開されている可能性があります。別のGoogleアカウントでログインしていないか確認し、必要であればフォーム作成者へアクセス権を依頼してください。

送信ボタンを押せない

• 必須質問に未回答の項目がないか確認する
• 赤い文字で表示された入力エラーを確認する
• メールアドレスや数値が指定形式になっているか確認する
• ファイルの種類、数、容量が条件内か確認する
• 通信状態を確認する

「回答を受け付けていません」と表示される

フォーム作成者が回答受付を停止した、受付期限を過ぎた、または回答数の上限に達した可能性があります。再開の予定や別の提出方法はフォーム作成者へ確認してください。

作成画面が正しく動かない

• ブラウザを最新版へ更新する
• ページを再読み込みする
• 別の対応ブラウザで開く
• ブラウザの拡張機能を一時的に無効にする
• キャッシュとCookieを確認する
• 正しいGoogleアカウントでログインする

Googleフォームに関するよくある質問

Googleフォームは無料で使えますか？

Googleアカウントがあれば、個人向けの基本機能を利用できます。組織向けの管理機能や一部の高度な機能は、Google Workspaceなどの契約内容によって異なります。

回答者にGoogleアカウントは必要ですか？

公開範囲や設定によっては、ログインなしで回答できます。ただし、ファイルアップロード、回答の1回制限、確認済みメールアドレスの収集などを使用すると、ログインが必要です。

回答が届いたらメールで通知できますか？

「回答」画面のメニューから、新しい回答についてのメール通知を有効にできます。独自の本文で回答者へ自動返信する場合は、アドオンやGoogle Apps Scriptなどを利用します。

回答を自動的にスプレッドシートへ保存できますか？

フォームの「回答」画面から回答先のスプレッドシートを設定すると、以後の回答が自動的に追加されます。

QRコードを作成できますか？

公開済みの回答者用リンクをChromeで開き、ChromeのQRコード作成機能から画像をダウンロードできます。配布前に必ず読み取りテストを行ってください。

回答者全員へ集計結果を共有できますか？

結果概要を表示する設定はありますが、自由記述を含む回答内容が閲覧される可能性があります。個人情報を含む場合は有効にせず、匿名化した集計資料を別途作成する方法が安全です。

削除した回答を復元できますか？

Googleフォーム上で削除した回答は元に戻せません。削除前に、必要に応じてスプレッドシートやCSVへ保存してください。

まとめ｜公開前のテストと共有権限の確認が重要

Googleフォームは、アンケート、申し込み、問い合わせ、テストなどを手軽に作成でき、回答の自動集計やGoogleスプレッドシートとの連携にも対応しています。

ログインなしで回答を受け付けたい場合は、回答者の公開範囲に加え、回答の1回制限、確認済みメールアドレスの収集、ファイルアップロードなどの設定を確認してください。

自動返信には、回答内容のコピーを送る標準機能のほか、アドオンやGoogle Apps Scriptを使う方法があります。外部ツールを利用するときは、提供元とアクセス権限を確認することが大切です。

また、回答者用リンクと編集権限は別物です。フォーム、回答スプレッドシート、アップロード先フォルダの権限をそれぞれ確認し、個人情報へアクセスできる担当者を必要最小限にしましょう。

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