Googleフォームの回答を確認する方法
フォーム編集画面上部の「回答」を選ぶと、受け付けた回答を確認できます。回答が一件もない場合は、集計画面が表示されないことがあります。
概要で全体を確認する
「概要」では、質問ごとの回答数、選択肢の割合、自動作成されたグラフなどを確認できます。アンケート全体の傾向を短時間で把握したい場合に便利です。
質問ごとに確認する
「質問」では、指定した質問に対する回答をまとめて確認できます。自由記述の意見だけを確認したい場合や、特定の設問を詳しく分析したい場合に適しています。
回答者または送信単位で確認する
「個別」では、回答を一件ずつ表示できます。回答者の氏名やメールアドレスを収集している場合は、誰がどのように回答したかを確認できます。
回答者を識別する質問を設けていない場合は、個別画面を見ても誰の回答か判別できません。匿名アンケートでは、回答内容から個人を推測できる情報が含まれないよう、設問の内容にも配慮しましょう。
回答が届いたときに通知を受け取る方法
- 対象のGoogleフォームを開く
- 画面上部の「回答」を選ぶ
- 右上のメニューを開く
- 「新しい回答についてのメール通知を受け取る」を選ぶ
この設定を有効にすると、新しい回答が届いたことをメールで確認できます。回答内容を一覧で管理する場合は、通知メールだけに頼らず、Googleフォームまたは連携したスプレッドシートを確認してください。
共同編集者も通知を受け取りたい場合は、それぞれのアカウントで通知設定を確認します。フォームを共同編集できることと、新しい回答の通知を自動的に受け取ることは同じではありません。
回答者へ回答内容のコピーを送る
回答者のメールアドレスを収集する設定にすると、送信後に回答内容のコピーをメールで送れるようになります。
- フォームの「設定」を開く
- 「回答」の設定を開く
- メールアドレスの収集方法を選ぶ
- 「回答のコピーを回答者に送信」を設定する
- 「リクエストされた場合」または「常に表示」を選ぶ
確認済みのメールアドレスを収集する設定では、回答者がGoogleアカウントへログインする必要があります。手入力方式を選んだ場合は、回答者が自分でメールアドレスを入力します。
迷惑メールフィルタや不正利用防止の仕組みなどにより、回答のコピーが届かない場合もあります。重要な受付では、フォーム送信後の画面にも問い合わせ先や受付方法を表示しておきましょう。
送信完了画面のメッセージを変更する
「設定」の「プレゼンテーション」にある確認メッセージを編集すると、回答送信後に表示される文章を変更できます。
確認メッセージには、次のような情報を入れると親切です。
- 回答を受け付けたこと
- 回答後の手続き
- 連絡までの目安
- 問い合わせ先
- 訂正が必要な場合の連絡方法
確認メッセージは回答後の画面に表示される文章であり、自動返信メールではありません。
Googleフォームで自動返信メールを設定する方法
Googleフォームの標準機能では、回答内容のコピーを送信できます。一方、回答内容に応じて文章を変える、受付番号を付ける、独自の件名で案内を送るといった自動返信には、追加の設定が必要です。
方法1．回答内容のコピーを利用する
最も簡単な方法は、メールアドレスを収集し、回答内容のコピーを「常に送信」に設定する方法です。特別なプログラムは不要ですが、メール本文や件名を自由に作り込む用途には向きません。
方法2．フォーム通知用のアドオンを利用する
Google公式ヘルプでは、より細かな通知や回答者へのフォローメールを設定する方法として、フォーム通知用アドオンの利用が案内されています。
アドオンはGoogle以外の事業者が提供している場合があります。インストール前に、提供元、料金、アクセスを求めるデータ、プライバシーポリシー、サポート内容を確認してください。
方法3．Google Apps Scriptを利用する
Google Apps Scriptでは、フォームが送信されたときに処理を実行するトリガーと、メールを送信する機能を組み合わせられます。
- 回答をGoogleスプレッドシートへ連携する
- スプレッドシートからApps Scriptを開く
- 回答者のメールアドレスを取得する処理を作る
- 送信する件名と本文を設定する
- フォーム送信時に動くインストール型トリガーを作成する
- 必要なGoogleアカウント権限を許可する
- テスト回答で正常に送信されるか確認する
Apps Scriptによるメール送信には利用上限があり、アカウントの種類などによって条件が異なります。大量送信や重要な受付に使用する場合は、最新の利用上限とエラー発生時の対応方法を確認してください。
回答者のメールアドレスが空欄の場合や入力ミスがある場合に、処理が停止しないようにすることも重要です。個人情報やパスワードをコードへ直接書き込まないでください。
Googleスプレッドシートと連携する方法
フォームの回答をGoogleスプレッドシートへ保存すると、一件の回答が一行として追加され、並べ替え、フィルタ、関数、グラフなどを使って整理できます。
- Googleフォームを開く
- 画面上部の「回答」を選ぶ
- スプレッドシートのアイコンまたはメニューを選ぶ
- 「新しいスプレッドシートを作成」を選ぶ
- または「既存のスプレッドシートを選択」を選ぶ
- 作成または選択を確定する
連携後に保存される主な情報
- 回答を送信した日時
- 各質問に対する回答
- 収集する設定にしたメールアドレス
- アップロードされたファイルに関する情報
- クイズの点数など、設定に応じた情報
連携を解除するとどうなる？
フォームとスプレッドシートの連携を解除すると、新しい回答はそのスプレッドシートへ送られなくなります。ただし、すでに保存されている回答データはスプレッドシートに残ります。
フォームと回答スプレッドシートは別々のファイルです。フォームを削除しても回答スプレッドシートが必ず削除されるわけではなく、反対にスプレッドシートを削除してもフォームが自動的に削除されるわけではありません。
回答シートを直接並べ替えるときの注意
元の回答シートへ新しい列や数式を追加する場合は、フォームから追加される回答との位置関係に注意が必要です。分析用の別シートを作り、関数やピボットテーブルで参照すると、元データを保ちやすくなります。
回答結果をCSVファイルで保存する
フォームの「回答」画面にあるメニューから、回答をCSV形式でダウンロードできます。表計算ソフトや分析ツールで利用したい場合に便利です。
ダウンロードしたファイルには個人情報が含まれる場合があります。共有パソコンへ保存したままにせず、必要な管理者だけがアクセスできる場所で保管してください。
ファイルを添付・アップロードしてもらう方法
質問形式から「ファイルのアップロード」を選ぶと、回答者に画像や書類などを提出してもらえます。
- 質問を追加する
- 質問形式で「ファイルのアップロード」を選ぶ
- 必要な注意事項を確認する
- 許可するファイル形式を設定する
- アップロードできるファイル数を設定する
- 1ファイルあたりの最大サイズを設定する
- 必要に応じて質問を必須にする
ファイルアップロードにはログインが必要
ファイルをアップロードする回答者は、Googleアカウントへのログインが必要です。完全にログインなしで回答できるフォームには、ファイルアップロード質問を使用できません。
Googleアカウントを持たない相手から資料を受け取りたい場合は、別の安全な提出方法を案内する必要があります。
アップロードされたファイルの保存先
回答者がアップロードしたファイルは、フォーム作成者側のGoogleドライブに作成されるフォルダへ保存されます。ファイルアップロード用の質問が複数ある場合は、質問ごとのフォルダに分けられます。
フォームの編集権限を共有しただけでは、保存されたファイルを共同編集者が必ず閲覧できるとは限りません。必要な担当者には、Googleドライブ側のファイル保存フォルダも適切に共有してください。
安全にファイルを受け取るための注意点
- 必要なファイル形式だけを許可する
- 提出可能なファイル数と容量を制限する
- 利用目的と保管期間を説明する
- 不要になったファイルを適切に削除する
- 個人情報を含むファイルを一般公開しない
- 不審なファイルを安易に開かない
GoogleフォームのQRコードを作成する方法
Googleフォーム自体には、編集画面から直接QRコードを作る専用ボタンはありません。公開済みの回答者用リンクをGoogle Chromeで開き、ChromeのQRコード作成機能を利用できます。
- Googleフォームを公開する
- 回答者用リンクをコピーする
- Google Chromeで回答者用リンクを開く
- Chromeのメニューを開く
- 「キャスト、保存、共有」を選ぶ
- 「QRコードを作成」を選ぶ
- 「ダウンロード」を選んで画像を保存する
作成したQRコードをチラシや案内へ掲載する前に、別のスマートフォンで読み取り、正しい回答画面が開くか確認してください。
フォームを非公開にした場合や回答者のアクセス権を変更した場合は、同じQRコードを読み取っても回答できなくなることがあります。
WebサイトやブログへGoogleフォームを埋め込む方法
- 対象のGoogleフォームを開く
- フォームを公開する
- 右上のメニューを開く
- 「HTMLを埋め込む」を選ぶ
- 表示されたHTMLコードをコピーする
- WebサイトやブログのHTML編集画面へ貼り付ける
埋め込みコードでは、表示する幅と高さを調整できます。パソコンだけでなく、スマートフォンでも横幅がはみ出さないか確認してください。
WordPressでは、カスタムHTMLブロックなどへ埋め込みコードを貼り付けます。利用しているテーマ、セキュリティ設定、投稿権限によっては、iframeタグが削除されたり表示されなかったりする場合があります。
埋め込んでもアクセス制限は変わらない
Webサイトへフォームを埋め込んでも、Googleフォーム側の公開範囲やログイン条件はそのまま適用されます。特定の組織だけに限定したフォームを一般公開サイトへ埋め込んでも、権限のない利用者は回答できません。
フォームのリンクを共有することと、編集権限を渡すことはまったく異なります。回答データを意図せず公開しないための共有設定と、回答履歴・削除時の重要な注意点を次のページで確認しましょう。
