Googleワークスペース 使い方｜初心者が最初に行う設定
Google Workspaceを導入するときは、最初から全機能を細かく設定する必要はありません。まずは次の順番で基本環境を整えます。
- 利用人数と必要な機能を確認する
- 料金プランを選択する
- 独自ドメインを用意する
- 管理者アカウントを作成する
- ドメインの所有権を証明する
- ユーザーアカウントを作成する
- Gmail用のMXレコードを設定する
- 2段階認証と共有ルールを設定する
- 各利用者がパソコンやスマートフォンでログインする
独自ドメインを使わないメール確認型の契約など、一部では設定手順が異なる場合があります。管理コンソールに表示されるセットアップ案内を優先してください。
Googleワークスペース アカウントの仕組み
Google Workspaceでは、管理者が組織用のアカウントを作成し、各利用者へ割り当てます。
たとえば、会社のドメインが「example.jp」の場合、次のようなアカウントを作成できます。
- 代表者：president@example.jp
- 営業担当：sales@example.jp
- 経理担当：accounting@example.jp
これらは個人向けの「@gmail.com」アカウントではなく、会社が管理するGoogleアカウントです。管理者は、パスワードの再設定、利用サービスの変更、アカウント停止、データ移行などを行えます。
代表メールや問い合わせ窓口については、利用者ごとに有料ライセンスを追加する代わりに、グループやメールエイリアスを利用できる場合があります。ただし、独立したログイン、専用ドライブ、専用カレンダーが必要な場合は、通常はユーザーアカウントを作成します。
Googleワークスペース ログイン画面の開き方
一般利用者がGmail、Googleドライブ、カレンダーなどへログインするときは、Googleの通常のログイン画面で、会社や組織から発行されたメールアドレスとパスワードを入力します。
- 利用するGoogleサービスを開きます。
- 「ログイン」を選択します。
- 組織のメールアドレスを入力します。
- パスワードを入力します。
- 2段階認証が設定されている場合は本人確認を行います。
会社がシングルサインオンを設定している場合は、Googleの画面から会社独自のログイン画面へ移動することがあります。その場合は、会社から案内された認証方法を使用してください。
Googleワークスペース 管理コンソール ログイン
Google管理コンソールは、組織内のユーザーやサービスを管理するための画面です。一般利用者ではなく、管理者権限を持つアカウントでログインする必要があります。
- ブラウザのアドレス欄へ「admin.google.com」と入力します。
- Google Workspaceの管理者メールアドレスを入力します。
- パスワードを入力します。
- 必要な本人確認を完了します。
個人用の「@gmail.com」アカウントでは、通常のGoogle Workspace管理コンソールへログインできません。管理者アカウントには、独自ドメインを使用したアドレスなど、管理対象のGoogleアカウントを使います。
管理コンソールへログインできない場合
- 個人用Gmailではなく管理者アカウントを選んでいるか確認する
- ドメインエイリアスではなく、アカウントを作成したプライマリドメインのアドレスを使う
- シークレットウィンドウでログインする
- 別のブラウザや端末で試す
- 別の管理者にパスワードを再設定してもらう
- 販売パートナーから購入した場合はパートナーへ確認する
管理コンソールへログインしても通常のWorkspace画面が表示される場合は、そのアカウントに管理者権限がない可能性があります。
Googleワークスペース ドメイン｜独自ドメインとは
独自ドメインとは、「example.jp」「company.co.jp」のように、会社や本人が使用権を持つインターネット上の名前です。
Google Workspaceの利用料金と、ドメインの登録・更新料金は別に発生する場合があります。すでに所有しているドメインを利用することも、対応する申込手続きの途中で新たに取得することもできます。
既存のウェブサイトで使っているドメインをGoogle Workspaceへ設定しても、正しく作業すればウェブサイトをそのまま維持できます。ただし、DNSレコードを誤って削除・変更すると、メールやウェブサイトへ影響する可能性があります。
Googleワークスペース 独自ドメインの設定方法
1．ドメインの所有権を証明する
第三者が他人のドメインを不正に登録することを防ぐため、Google Workspaceではドメインの所有権確認が必要です。
- Google Workspaceの管理者アカウントでログインします。
- 管理コンソールまたは設定ツールで確認コードを取得します。
- ドメインを管理している事業者のDNS設定画面を開きます。
- Googleから指定されたTXTレコードなどを追加します。
- Google Workspaceの画面へ戻り、確認を実行します。
DNSレコードの変更は、Google管理コンソールではなく、ドメイン登録事業者やDNSサービスの管理画面で行います。
ドメイン所有権の証明だけで、現在のメールやウェブサイトの接続先が自動的に切り替わるわけではありません。Google公式では、確認レコードが有効になった後の確認に最長1時間ほどかかる場合があると案内しています。
2．Gmail用のMXレコードを設定する
独自ドメイン宛てのメールをGmailで受信するには、ドメインのMXレコードをGoogle指定の内容へ設定します。MXレコードは、メールをどのサービスへ届けるかを指定するDNS情報です。
現在ほかのメールサービスを利用している場合、MXレコードをGoogleへ切り替えると、新着メールの配送先もGoogle Workspaceへ変わります。過去のメールは自動的に移動しないため、必要であれば事前にデータ移行を行います。
メールを停止させないためには、次の準備をしてからMXレコードを変更しましょう。
- 必要なユーザーアカウントを先に作成する
- 既存メールの移行方法を確認する
- 代表アドレスや転送先を確認する
- DNS設定の現在値を保存する
- 変更作業を行う日時を社内へ案内する
3．メール認証を設定する
独自ドメインメールのなりすましや迷惑メール判定を減らすため、SPF、DKIM、DMARCなどのメール認証も設定します。
これらはDNSへ追加するレコードです。記述を誤ると正規のメールが認証に失敗する場合があるため、Google公式の管理者向け手順と利用中のメール配信サービスの案内を確認してください。
googleワークスペース スマホで使う方法
Google Workspaceは、Android、iPhone、iPadでも利用できます。必要に応じて、次の公式アプリをインストールします。
- Gmail
- Googleドライブ
- Googleカレンダー
- Google Chat
- Google Meet
- Googleドキュメント
- Googleスプレッドシート
- Googleスライド
スマートフォンへ仕事用アカウントを追加する
- 利用するGoogleアプリを開きます。
- プロフィールアイコンをタップします。
- 「別のアカウントを追加」を選択します。
- 組織のGoogle Workspaceアドレスを入力します。
- パスワードと本人確認を完了します。
組織のセキュリティ設定によっては、画面ロック、端末の暗号化、仕事用プロファイル、端末管理アプリなどを求められることがあります。
私物端末で仕事用アカウントを利用する場合は、会社の端末管理方針を確認してください。管理者が操作できるデータや、退職時に削除される仕事用データの範囲は、設定方法によって異なります。
googleワークスペース チャット｜Google Chatの使い方
Google Chatは、組織内外の相手とメッセージをやり取りするサービスです。1対1のダイレクトメッセージと、複数人で利用する「スペース」があります。
スペースでできること
- プロジェクトごとの会話
- Googleドライブのファイル共有
- 会議URLの共有
- メンバーへのタスク割り当て
- アプリや自動通知との連携
Gmailの画面内からChatを利用できる場合もあります。表示されないときは、Gmailの設定や管理者によるサービスの有効・無効を確認してください。
外部の相手をスペースへ招待できるかどうかは、組織の共有ポリシーによって異なります。社外秘情報を扱うスペースでは、参加者と共有ファイルのアクセス権を定期的に確認しましょう。
Google WorkspaceにはGeminiだけでなく、AIエージェントで業務を自動化する新しい機能も含まれています。利用可能なプランと解約前に必ず保存すべきデータを次のページで確認しましょう。
